Asegura el riesgo penal de tu empresa con el Compliance. ¡Plazas limitadas!

Tras el éxito de las anteriores jornadas celebradas en Bilbao y Arrasate-Mondragón LKS Abogados, ante el interés mostrado por numerosos clientes, organiza de nuevo una jornada en Donostia-San Sebastián y Bilbao  para dar a conocer la importancia y la necesidad de disponer de un modelo interno de Compliance en tu empresa.

Las jornadas se celebrarán los días 26 de octubre en Gipuzkoa (Donostia-San Sebastián, Palacio Kursaal – Sala 4) y 27  de octubre en Bizkaia (Bilbao, Hotel Abando – Salón Costa Vasca) a partir de las 9.30 horas para explicar en qué consiste exactamente el Compliance y por qué es tan relevante para las empresas adecuarse a la nueva normativa.

Ambos eventos contarán con las ponencias de Alberto Emparanza, Catedrático de Derecho Mercantil de la EHU/UPV, Jon Lacunza, Especialista en Compliance de LKS Abogados, Joane Montero, Especialista en Derecho Penal de LKS Abogados, y Martín Recalde, Responsable del área Societaria de LKS Abogados.

El debate en torno a esta figura empezará dando a conocer las posibles responsabilidades penales de las empresas, pasando por la importancia y necesidad de disponer de un modelo interno de Compliance y terminará con la exposición practica del modelo de implementación eficaz de este servicio en tu empresa.

Inscripciones

Elige la ciudad y fecha que más te convenga y apúntate gratis en el correo uxue.lksabogados@lks.es   o reserva tu plaza llamando al número de teléfono 94 439 96 50.

Las plazas son limitadas, ¡apúntate ya!

Programa

Puedes descargarte toda la información y el programa completo desde aquí.

Mientras tanto,  Jon Lacunza de LKS Abogados, nos cuenta en este vídeo qué es el Compliance. ¡No te lo pierdas!

 

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Conoce las últimas novedades laborales para tu empresa

1. LA INSPECCIÓN DE TRABAJO PUBLICA SU CRITERIO RESPECTO DEL COMPUTO DE DISCAPACITADOS EN LAS EMPRESAS

¿Cuáles son las empresas que están afectadas de cumplir con la obligación de emplear, al menos, el 2% de la plantilla a trabajadores con discapacidad? ¿Qué criterios deben seguir las empresas para realizar el cómputo de trabajadores?

Entre otras, estas son las cuestiones que la Dirección General de la ITSS ha publicado mediante su Criterio Técnico 98/2016.

Algunos criterios prácticos:

  • El periodo de referencia para realizar el cálculo serán los 12 meses.
  • Los contratados a tiempo parcial, en la totalidad de centros de trabajo en la empresa, se incluyen para el promedio.
  • Los trabajadores con contratos temporales, computan en distinta proporción en función de la duración del contrato.
  • El redondeo debe ser a la baja.
  • Hay alternativas para que las empresas se eximan de esta obligación.

 

2. A VUELTAS CON EL LIBRO DE VISITAS 

Con fecha 12 de septiembre de 2016, se ha publicado en el BOE la Orden que regula el nuevo procedimiento para la extensión de las diligencias realizadas por la ITSS.

Ahora, los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales a la hora de realizar sus actuaciones de visita y comprobación deberán extender una diligencia en el modelo previsto en esta nueva orden, entregando una copia de la misma a la empresa que deberá conservarla por un periodo de 5 años. 

De esta manera, se elimina de manera definitiva la obligatoriedad del Libro de Visitas, si bien se establece la obligación de conservación de los que hubiesen sido extendidos con anterioridad a la entrada de la presente orden por un periodo de 5 años desde la fecha de la última diligencia.

3. EL TRIBUNAL SUPREMO PERMITE LA CAPITALIZACIÓN DEL DESEMPLEO PARA CONSTITUIR UNA S.L.

La Sala de lo Social de Tribunal Supremo, según su reciente sentencia, permite destinar la prestación por desempleo en pago único a la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada.

Para alcanzar tal conclusión, la Sala argumenta que, a pesar de que la Ley solamente se refiere a las sociedades cooperativas y sociedades laborales, no se excluye a otras formas societarias, como es el caso de las Sociedades Limitadas.

Además, rechaza la incompatibilidad de constituir una sociedad limitada con la cualidad de trabajador autónomo cuando su posición jurídica en la sociedad determine su obligatoriedad de darse de alta en el RETA, siempre que se lleve a cabo la actividad por cuenta propia en los términos legales.

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WhatsApp y correo electrónico, ¿seguros para el intercambio de información entre abogado-cliente?

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga al cumplimiento de las medidas de seguridad técnicas que deben aplicarse al tratamiento de información personal, dependiendo del tipo de información que se maneje y del nivel de protección que deba aplicarse en cada caso. Por ello, la utilización de la tecnología para el envío de información debe de adecuarse a lo que estipula la LOPD.

Según un estudio realizado por Iberian Lawyer, el 99% de los socios de bufetes en España utiliza el móvil para acceder al ‘e-mail’, y uno de cada cuatro socios afirma que en su bufete no es obligatorio el uso de una contraseña para desbloquear la pantalla en los dispositivos móviles. En caso de pérdida del Smartphone, cualquier persona podría acceder al correo electrónico y a los datos que se encuentren en él. Es por ello, que el 51% de los socios de bufetes en España cree que el sistema de correo electrónico corporativo plantea riesgos de seguridad para sus firmas.

Más seguridad en WhatsApp

Respecto a la utilización de WhatsApp, hay que recordar que anteriormente los mensajes enviados a través de dicha aplicación pasaban por los servidores de esta, e incluso podían estar almacenados allí hasta 30 días. Debido a que la seguridad no estaba garantizada, no se recomendaba enviar información privada por esta aplicación.

Sin embargo, esta aplicación ha realizado cambios para mejorar la seguridad, de manera que solo el emisor y el receptor puedan leer lo que es enviado, y que nadie, ni siquiera WhatsApp lo pueda hacer. Todo esto pasa de manera automática sin necesidad de ajustar o crear chats secretos especiales para asegurar los mensajes, aunque estas mejoras solo se pueden obtener si se tiene descargada la aplicación actualizada.

Pese a las mejoras aplicadas, a la hora de utilizar estas nuevas tecnologías, el Consejo General de la Abogacía afirma que es el propio abogado quien debe analizar si las condiciones de ese servicio son adecuadas para preservar sus obligaciones legales y deontológicas, puesto que las comunicaciones entre abogados y clientes pueden incluir habitualmente datos sensibles, los cuales pueden quedar desprotegidos, dependiendo del tipo de plataformas que se utilicen.

Inversión en tecnología y seguridad

Debido al rigor con el que se debe de tratar la información, muchos bufetes se están planteando invertir en seguridad y en nuevas tecnologías. Respecto a la inversión en tecnología, el estudio refleja que tres de cada cuatro socios afirman que la rentabilidad y eficiencia de su bufete aumentaría si se invirtiera en ellas. Un 11%, en cambio, no cree que el aumento de la inversión en este aspecto mejoraría su rentabilidad y eficiencia y otro 14% admitió no saber el impacto que tendría un aumento en gasto tecnológico.

 

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Importante sentencia del Tribunal Constitucional sobre la videovigilancia empresarial

¿Pueden las empresas grabar a los trabajadores? ¿Qué requisitos deben cumplirse para su validez? El Tribunal Constitucional (TC) en su reciente sentencia ha matizado su doctrina relativa al uso de las cámaras de videovigilancia en el ámbito laboral, admitiendo las mismas a pesar de que la empresa no haya informado al trabajador de su finalidad exacta.  

Dicha sentencia responde a un recurso de amparo de una trabajadora que fue despedida por haber sustraído dinero de la caja. La empresa basa dicho despido en unas grabaciones que obtuvo tras la instalación de cámaras sin haber informado previamente a los trabajadores pero habiendo colocado el distintivo informativo de videovigilancia en el escaparate del establecimiento.

A grandes rasgos, los criterios fijados por el TC son los siguientes:

– Como excepción a la regla general de recabar el consentimiento del trabajador, no será necesario exigir el mismo cuando las grabaciones (tratamiento de datos de carácter personal) sean tomadas con el fin de controlar el cumplimiento de la relación laboral. No obstante, esta medida de vigilancia deberá responder al criterio de proporcionalidad.

– Se declara cumplido el requisito de haber informado previamente a la trabajadora con la colocación de un distintivo informativo de videovigilancia en el escaparate de la tienda, considerando de este modo que la trabajadora podía tener conocimiento de la existencia de las cámaras.

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Cómo adaptar el “compliance” a pequeñas y medianas empresas

La reforma del Código Penal no obliga a las pymes a contar con un órgano que se dedique al cumplimiento normativo, basta con que el administrador asuma sus funciones. Además, para las pymes tener un órgano compliance puede ser costoso, por ello, algunas empresas valoran contratar a un externo que realice dicha función. A continuación veamos cómo se puede adaptar el compliance al funcionamiento de las pymes:

  • Es conveniente elaborar modelos de cumplimiento proporcionales al tamaño de la empresa. No es necesario un Sistema de Gestión de Cumplimiento (Compliance Management System, CMS) al nivel de las grandes empresas.
  • Aunque el administrador asuma la posibilidad legal de realizar por sí mismo la función compliance, el administrador debe realizar dicha función con la misma exigencia y rigurosidad que un órgano compliance. Deben evitarse conflictos de interés entre su función como administrador y su función compliance.
  • Para decidir externalizar la función compliance no solo debe seguirse un criterio de costes.  Debe garantizarse que el externo conoce a fondo a la empresa y que está en disposición de realizar el debido control que exige la función compliance.
  • Es posible sustituir los ciclos formativos por reuniones más informales para informar de las políticas éticas de la empresa y de prevención penal.
  • Es importante documentar los procesos de la toma de decisiones para que conste que se adaptan a las políticas de cumplimiento. En las pymes es deseable encontrar fórmulas más ágiles de hacerlo, pero es igualmente necesario para poder demostrarlo.
  • Se debería aprovechar la cercanía para solucionar los errores que se cometan con mayor celeridad. Pero esta cercanía no puede mermar la independencia del compliance.

Si trabajas con empresas de EEUU o Gran Bretaña:

La Foreign Corrupt Practices Act norteamericana (FCPA) y la Bribery Act británica (BA) son dos normas que se han establecido en contra de la corrupción y pese a ser nacionales, sus consecuencias exceden de sus fronteras.

Desde su aplicación varias han sido las empresas multadas por no cumplir la normativa, puesto que cualquier empresa que trabaje en ambos países puede ser susceptible de ser penalizada. Concretamente, siete empresas europeas han sido sancionadas.

Según estas normas, las compañías deben de poseer una Política visible contra las violaciones de los contenidos de dichas normas. De hecho, la BA tipifica como ilícito el no disponer de los mecanismos de vigilancia y control relativos a las conductas que prohíbe. Así que no está de más familiarizarse con las labores del compliance si se quiere trabajar con ambos países.

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Pautas para la legalización telemática de los libros societarios

Superadas las dudas e incertidumbres que despertó la aplicación práctica de la Instrucción de la Dirección General del Registro y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, en la que se detallaban las indicaciones a seguir para la legalización telemática de los libros societarios, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, a continuación indicamos las pautas que los diferentes registros mercantiles están siguiendo en la ejecución de dicha legalización:

–  La legalización telemática es obligatoria para los ejercicios iniciados en 2015, teniéndose que presentar en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro (4) meses siguientes desde el cierre del ejercicio.

–  La legalización de los libros se realiza por ejercicios. Es decir, en cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio anterior.

–  Respecto al libro registro de socios y/o acciones nominativas, si la sociedad ya dispone de un libro legalizado en papel, no tendrá que proceder a la legalización telemática hasta que se produzca algún cambio en la titularidad de las participaciones sociales y/o acciones. En cuanto al libro de contratos, se sigue el mismo criterio, mientras no se suscriban nuevos contratos no habrá que legalizar ningún libro en soporte electrónico.

– Aquellas sociedades que, estando obligadas, nunca hubieran legalizado libros de actas, socios/accionistas y contratos del socio único, podrán proceder a su regularización, presentando toda la documentación hasta el 31 de diciembre de 2014. Sin embargo, para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015 se regirán por los criterios anteriormente expuestos.

–  Los libros legalizados en blanco y en soporte papel, se cerrarán mediante diligencia que se incorporará al primer envío telemático -concretamente, una certificación emitida por persona con facultad certificante indicando tal circunstancia-. A partir de la primera legalización telemática esta obligación desparece, ya que carece de todo sentido.

¿Quieres que hablemos de otras novedades de interés en el ámbito de la abogacía? No dudes en proponernos temas que te interesen para compartirlos en este canal de Ingenio e Innovación.

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Novedades: Ley de la Ciencia y contratos indefinidos bonificados

1.Repercusión de los contratos indefinidos bonificados a consecuencia del incumplimiento de sus requisitos

Para ser beneficio del mínimo exento de cotización en las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social por contingencias comunes, se requiere que con el contrato bonificado se incremente el nivel de empleo indefinido y neto de la empresa, estableciéndose como requisito que se mantengan estos niveles durante al menos 36 meses.

En consecuencia, si en las posteriores revisiones anuales se detectase que ha disminuido el nivel de empleo indefinido y/o neto, las empresas beneficiarias se verán obligadas a reintegrar total o parcialmente la diferencia entre los importes que hubieran debido abonar de no aplicarse el beneficio y las aportaciones ya realizadas.

2. Habilitada la casilla correspondiente para que los organismos de investigación de otras administraciones puedan contratar investigadores con las modalidades de contrato de la ley de la ciencia 

La vigente Ley de la Ciencia (Ley 14/2011) equipara el tratamiento del personal investigador en los Organismos Públicos de Investigación a los Organismos de Investigación de otras Administraciones Públicas, a efectos de aplicar las modalidades de contrato de trabajo específicas que se establecen en su art. 20 (contrato predoctoral, contrato de acceso al sistema español de la ciencia, tecnología e innovación y contrato de investigador distinguido) para la contratación del personal investigador de carácter laboral.

Sin embargo, hasta ahora, los centros propios de investigación que ostentaban tal condición de conformidad con la citada ley, a pesar de estar legalmente facultados para ello, no podían utilizar estas modalidades contractuales como “Organismos de Investigación de otras Administraciones”, porque en el modelo de contrato de trabajo de Acceso Sistema Español de la Ciencia, Tecnología e Innovación y del contrato Predoctoral no estaba habilitada la correspondiente casilla para los Organismos de Investigación de otras Administraciones.

Algunos de los centros afectados con ayuda de LKS Abogados solicitaron la corrección que finalmente ha sido atendida resultando que desde el día 21 de octubre se ha habilitado la citada casilla por el Servicio Público de Empleo Estatal.

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